疫情下的阿里员工约定这样线上上班办公，效果极佳值得学习！

2020年，在第一个不走亲戚的春节过后，许多公司迎来了第一个不用到公司场地办公的工作日。

阿里巴巴同样如此，我们是阿里巴巴语雀团队，在家办公的第一天，我们这样度过：

 

 9：00  晨会同步工作安排

 9：30  项目进展记录

11：30 节后复工信息搜集

14：00 运营方案沟通会

15：00 远程设计评审

17：00 开发文档撰写

18：00 日报同步工作进度

 

在家办公第二天，我们取消了晨会

 

第一天，我们组织了一次晨会。虽然有主持人全程把控议程，但团队几十人一起开会，几乎可以称得上是一场灾难：

 

• 由于家庭网络原因，中间随时可能有延时或掉线；

 

• 同一时间只能一个人说话，沟通效率低；

 

• 晨会本来是用来沟通需要共同协同的项目事宜，而实际上，大家需要其他人协作的事项更倾向于单独找相应同学沟通，而非在晨会上占用全体同学的时间。

 

所以，在第一天晨会过后，老板果断取消了每日晨会的约定，回归之前的晨报模式：

 

每人每天早上 12 点前提交晨报，说明工作安排和需要协同事项，只有需要开会的时候小范围进行专项会议，会议结果通过晨报同步给其他同学。每天结束工作下班前，也在同一个话题下提交日报，同步进展。

我们用语雀新上线的「话题知识库」进行晨报和日报管理，这些内容被有序沉淀下来，是团队宝贵的知识资产。

 

在家办公四天后，我们总结了这些远程办公金标准

 

任何产品都是在实践中不断迭代和进步的，我们的工作和协同方式也一样，对于如何优化团队协同和个人效率，我们总结了几个「远程办公金标准」：

 

团队协同约定

 

★ 1 、规划协同时间

 

最理想的团队协同办公，是把工作任务划分清楚后，交付给各个成员各自为战，但实际工作中往往涉及到大量的协同讨论和互相配合。

 

而在远程办公的时候，最常碰到的问题就是同事之间对于对方当前状态的不确定。

 

以前在办公室，伸头瞧一眼就能看到其他同学当前是否有空，现在只能通过钉钉问询。

 

我们每个人都在同时跟多个项目，如果这些项目成员一天下来都在相互沟通和确认，那每个人的时间就全被切成了碎片。

 

我们需要有聚在一起协同的时间，也需要有聚焦独立工作的时间。

 

所以，团队需要规划好协同时间，比如，把会议时间确定几个时间段：上午9:00~10:00，下午14:00~15:00，晚上19:00~20:00，让大家有心理预期，除了这些时间段以外应该不会有会议，好安排独立工作时间。

 

★ 2、 团队信息透明

 

这是语雀团队一直以来的协同理念，保障信息在团队内公开透明，可以有效减少无效沟通。

 

我们的所有文件、文档、表格都存在语雀上，团队成员也保持着非常好的文档习惯，工作相关的开发文档、产品文档、设计稿、运营文案、甚至后台操作指南都有条有理地建设和维护起来。

 

与其在大群里问「XXX在哪里设置」不如自己在语雀上搜索来得快，沟通的时间也省下来了。

 

 

★  3、异步协同代替实时协同

 

这是语雀一直奉行的另一个协同理念：尽量用异步协同代替实时协同。

 

这点也是与第一点「规划协同时间」相关的。

 

大家在日常工作中可能经常碰到「约会难」，在每个人身上都有好几个项目时，约一个大家都有空的时间开会实在是难上加难。

 

上文说到了，我们需要有聚在一起协同的时间，也需要有聚焦独立工作的时间。

 

为了提示每个人的工作效率，语雀团队会尽量通过「文档评论异步协同」代替「多人开会实时协同」。

 

 

具体实践主要是：在产品立项和设计评审时，我们会将 PRD或设计稿用语雀文档或者画板分发给项目成员，让大家通过评论功能异步讨论，很多时候无需开会，用碎片化时间异步协同就能收集建议，快速决策，让团队成员更多时间可以投入到聚焦工作中。

 

个人效率建议

 

★  1、清晰区分工作时间和休息时间

 

在家办公，工作效率很容易变差。毕竟沙发和床就在身边，很容易工作着突然就想去休息一会儿。

 

另外，还有一些家务琐事，很容易一不小心占用许多时间。

 

如果无法保持专注，很容易无法像在公司这么高效，这也是最近许多人在朋友圈里抱怨「在家工作居然比在公司下班晚」的原因。

 

可以在家里给自己设置一个「工作区」，这个工作区里有你上班时需要的一切。

 

 

按时起床，穿戴整齐，吃好早点，进入工作区，通过一些简单的仪式感可以让我们快速进入工作状态，提升工作效率。

 

★  2 、即使在家也按日程工作

 

切记，在家办公只是工作地点变了，但是工作时间和内容都没有变。

 

在家办公，工作时间一定要在线，如果暂时不在线，需要及时更新钉钉工作状态和阿里邮箱日程，让团队成员知晓。

 

尽量在早晨安排好工作后，就在邮箱日历中规划好时间，与其他同学约定好会议也一定要同步到日历里，方便团队协调工作节奏。

 

 

另外，许多钉钉上的消息实际上是不需要实时响应的。如果每条消息都实时响应，你可能会发现自己一整天全在回复钉钉了。

 

具体操作上，在聚焦工作时，收到同事的钉钉消息，可以先友好地回复：「目前我正在忙另一件事，咱们可以30分钟后讨论吗？」

 

非紧急问题都可以推后处理，让聚焦工作的整块时间尽量不受干扰。

 

而在和同事沟通时，也可以通过「明确任务响应时间」来给对方推后处理的空间，比如：「合作方提了这样一个需求，麻烦在下午2点前确定可行性。」

 

反馈和响应不一定是越快越好，合理的缓冲可以让协同效率大大提升。

 

★   3、珍惜自己的时间也珍惜他人的时间

 

最后一点，是每个职场人应有的自律。

 

少开无效会议，多用异步协同代替实时协同；非紧急事件给对方更多响应缓冲时间；能在团队知识库里搜到的内容尽量不在群里提问……

 

当每个人都有这个意识时，我们就都可以用更少的时间，做更多的事。

 

这几个好用的工具，了解一下

 

介绍完在家办公的黄金准则后，我们再给大家提供几个好用的工具：

 

语雀 —— 50人以下团队长期免费使用

 

 

作为在阿里巴巴集团内部已经实践多年的办公产品，语雀为社会各大企业和组织提供三大在线办公支持：

 

• 「语雀团队」长期免费使用；

• 「语雀空间」免费使用 3 个月；

• 非盈利性组织长期免费使用「语雀空间」。

 

钉钉「在家办公指南」

 

 

首次详细发布全套免费在家办公解决方案。

 

• 上传下达、团队沟通、日程同步、高效协作在家办公全场景方案应有尽有；
• 教育、医疗、培训、新零售、金融、酒店等多行业解决方案一键获取；
• 一站式早中晚在家办公产品组合全免费；
• 百人视频会议、万人大群等应有尽有。

 

 

宜搭 —— 免费向社会开放疫情相关应用

 

疫情当前，时间就是生命。1月29日，宜搭团队在支持浙江省卫健委在一天内成功搭建了“疫情信息采集系统”后，继续加班加点，连夜向全社会免费开放疫情信息采集系统、员工返乡信息系统、员工健康管理系统等多个应用，为抗击疫情争分夺秒。

 

 

Teambition 项目任务远程协同

 

帮助企业在线管好工作事，企业版免费开放至 2020 年 5 月 1 日。
阿里巴巴官方出品，超700万用户协同办公首选；
项目管理、任务协同、日程同步、文档协作、知识共享、数据统计；
远程协同知识库上线，学习分享最佳实践。